Para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de una empresa, entre ellos podría incluirse: Incrementar la participación de mercado, ingresar a nuevas plazas o región, etc. la clave es el Planeamiento financiero.
Los presupuestos son parte del planeamiento financiero de una empresa, son la representación valorizada de todos los planes de operación, inversión y financiamiento de una empresa. Los presupuestos se deben elaborar con el mayor detalle posible: Por áreas, inversión en proyectos, en activos fijos, etc; y por periodos mensual, anual, alineado al ciclo de operación de la empresa.
La elaboración de los presupuestos se debe realizar por cada una de las áreas de la empresa, no de manera aislada, sino complementadas entre ellas. Como los presupuestos comerciales, los presupuestos de marketing, los presupuestos de operación, presupuestos de administración, etc. Con los presupuestos individuales de cada área de la empresa se elaborará los presupuestos maestros: Flujo de caja y proyección de los estados financieros de Estado de resultados y Situación financiera
Los presupuestos deben de mostrar las valorizaciones de todas las actividades necesarias para cumplir los objetivos de cada área, en parte a datos históricos de la empresa y en parte en las proyecciones del sector, (factores macroeconómicos del país) No se debe presentar gastos muy holgados o menores ingresos (ventas) para que los resultados reales den una lectura eficiente de la gestión.
Los presupuestos deben contar con un documento por escrito del plan de operación, una memoria de los lineamientos del presupuesto: por qué se consideró al porcentaje de incremento de venta, por qué se presupuestó nueva contratación de personal, etc.
Es importante que los presupuestos se elaboren con antelación a los períodos presupuestados y que se revisé con los distintos jefes o gerentes de áreas antes de su puesta en marcha, con ello enmarcamos la ejecución de cada área y el compromiso que asumirán.
Las empresas que no cuenten con un área de planeamiento deben asignar un líder de presupuesto para la elaboración del mismos. Dicho líder deberá conocer el modelo de negocio de la empresa y expectativas de los clientes, será quién capacitará y coordinará con las distintas áreas la elaboración de los presupuestos y el complemento entre ellos.
La tarea para el cumplimiento de los objetivos estratégicos no concluye con elaborar los presupuestos, es un continúo trabajo el cual considera la ejecución, el control y evaluación posterior de los importes presupuestados versus los ingresos-desembolsos reales; controles periódicos de identificar desviaciones, coordinar con las áreas involucradas y analizar los motivos de los cambios y posterior efectuar los ajustes necesarios, es decir, nuevas representación valorizada de los planes de la empresa ( proyecciones). Los informes de control y evaluación de los presupuestos deben ser de conocimiento de todas las gerencias de la empresa quienes también participarán en la elaboración de las nuevas proyecciones.
La importancia de los presupuestos:
- Ruta para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
- Control de la eficiencia en las actividades de las distintas áreas, reto continúo.
- Comunicación y coordinación entre las distintas áreas para el cumplimiento de los objetivos.
- Reduce la incertidumbre.
- Anticipar los cambios no favorables del mercado y efectuar los ajustes necesarios para reducir el impacto para la empresa.